浅析民营企业档案管理存在的问题与对策

摘要:在我国政治和经济体制改革的背景下,民营经济得到了快速的发展,已经成为社会发展的基石。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量信息是重要档案资源,而这些资源确常常被民企忽视,档案管理的实际状况令人堪忧,本文从三个方面进行分析论述,
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  摘要:在我国政治和经济体制改革的背景下,民营经济得到了快速的发展,已经成为社会发展的基石。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量信息是重要档案资源,而这些资源确常常被民企忽视,档案管理的实际状况令人堪忧,本文从三个方面进行分析论述,来解决民营企业档案管理存在的问题。
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  关键词:民营企业;档案管理;对策
  档案是民营企业重要的资产和不可替代的重要资源,民营企业的整体管理水平直接体现在民营企业档案工作质量。在现阶段,我国民营企业档案管理工作还处在发展不均衡的现状,如何把民营企业档案管理纳入到档案事业发展轨道上来,本文通过三个方面的分析,提出解?Q对策。
  一、民营企业概述
  (一)民营企业的概念
  民营企业在我国多年来,一直都没有一个统一的学术概念。但不同的学者都基于自己的研究角度,对民营企业概念上常有许多不同理解,但其中也并不是没有共同之处。笔者研究认为黄孟复先生对民营企业的概念比较符合本文的立意,即除国有经济外的其他一切经济成分的企业,这样的界定既符合我国的实际国情,也符合大众的普遍认知。广义的民营经济是对除国有和国有控股企业以外的多种所有制经济的统称,包括个体工商户、私营企业、集体企业、港澳台投资企业和外商投资企业。狭义的民营经济则不包含港澳台投资企业和外商投资企业。[1]
  (二)民营企业档案管理工作现状
  笔者通过对数家民营企业的走访调研,目前民营企业档案管理工作进行汇总分析,档案管理工作现状大致可以分为以下四类:
  第一类成熟型。通常是一些高科技民营企业或国有转型民营企业。企业管理者对档案管理工作具有较高的认知程度,要求企业中有专职档案管理人员、有综合档案管理室,配置档案室规定的各种管理配备与设施,在企业内部具有完整档案管理制度。
  第二类发展型。一般是处于成长期的中小型民营企业。企业中具有专职的档案人员和档案室,日常工作中也进行过一些文书立卷归档工作,了解档案在企业经营中的重要作用。但他们缺乏专业的系统人员的指导和监督,档案工作容易产生盲目性,档案的信息结构不合理,制度也不健全,对档案业务规范学习较少,不懂档案管理技术和标准。
  第三类主观型。一般为一些个体、私营者、此类的民营企业主们主观对档案持有怀疑的态度。企业中没有档案专职员工,也没有业务专门处理档案室,对现有档案相关法规知之甚少,企业内部也没有对应的档案管理制度,大都由办公室或处理文件的相关人员兼任。
  第四类无档案管理型。民营企业档案管理基础上处于“三不管”(档案部门无法管,工商部门不愿管,企业自身懒得管)和“全无”的状态(即无意识、无制度、无机构、无人员、无库房、无设备、无经费)。[2]
  二、民营企业档案工作存在的问题分析
  1.客观因素限制民营企业档案工作发展
  (1)我国档案法规对民营企业规范缺失。国家对民营企业档案管理的法规不健全,只有《中华人民共和国档案法》以及工商管理局颁布的《私营企业档案管理暂行规定》的两部法规。而详细到具体实施的民营企业档案工作的法律规定,只有地方性,不能达到全国统一工作规范,缺少普遍适用与民营企业的法律法规制度。[3]
  (2)档案行政部门监督指导和管理服务意识不强。民营企业档案工作实行以主管部门为主,当地档案行政部门为辅的管理体制,民营企业的档案工作已经无法得到传统的档案行政管理部门指导,旧的管理模式已经无法适应民营企业档案工作的发展。
  2.内在因素限制民营企业档案工作发展
  (1)领导缺乏档案管理意识。我国民营企业发展都是由个人或家庭团体创业而形成的,其组织结构往往是由这些家庭中的个人来构建和决策的,这些企业具备了领导个人的一些特征。这种情况很普遍导致了企业的个性化发展,不受到传统企业的影响。民营企业管理者往往对管理很重视,但对档案管理工作很忽视。他们对档案工作为企业带来哪些效益不甚明了,如档案跟踪记录企业经营发展的轨迹,并且可以维护企业形象和带来经济效益等等重要的方面,这就造成了民营企业档案工作实施的主要障碍。
  (2)民营企业档案管理职能弱化,人才流失。大体可以包括两种情况:第一种情况少数民营企业拥有专门档案部门,但是民营企业是以企业的目前经济效益来判断和决策企业的发展的。而档案工作是一门长期性的工作,需要长期的时间和人力物力的投入,来得到无形价值信息的产出,同时也并不能带来直接的经济效益。导致了民营企业开始撤并档案管理部门,并把这些职能合并到了办公室或者其他部门中;第二种情况民营企业在管理中实施扁平化的战略,上传下达更直接化,就需要精简现有机构和人员,为了降低企业的成本,档案管理部门往往成为了被首先考虑的部门。造成档案人才不是转到其他部门或者进入了其他行业,造成了档案管理人才的流失。
  三、民营企业档案工作方略研究
  (一)广泛征集意见规范立法
  民营企业已经成为国家经济的命脉,企业管理中的档案管理工作也应该得到有关部门的重视。因此,国家应该对民营企业档案工作进行立法,需要档案行政管理部门依托法律为准绳对民营企业档案管理工作进行监督和管理。这些政策的落实,首先应该对档案管理工作重要性进行普及性宣传,宣传的重点可以通过以往企业中档案利用较好的实例,使企业充分认识到档案工作的重要性,得到企业管理者普遍认同。在此基础上,立法过程中引导民营企业参与到立法中,召开座谈会,民营企业结合自身管理经验和构想,形成广泛共识,建立适合民营企业档案管理法规,把民营企业档案管理纳入依法治档的道路上来。
  (二)引导民营企业管理者重视档案管理
  民营企业的的管理者从主观意识上认同档案管理的效能,施行合理的奖惩规章制度来推动档案管理。领导者的档案管理意识必须加强,推行合理的档案管理制度。档案是不仅是民营企业历史的记忆,更是企业厚积薄发的原动力。管理者需要与时俱进,革新观念。在大数据时代,档案工作的质量为企业提供驱动力。领导者必须树立“档案信息可以作为组织的核心”“档案是企业财富”“档案信息是组织最重要的战略资源”的观念。
  (三)重视档案人员交叉领域技能培养
  民营企业的档案工作发展一方面需要政策性引导,同时也需要加强档案人员的业务培训。因此,档案工作者的教育和培训要另辟蹊径,从适合民营企业发展来考量,档案管理人员掌握档案技术外还需触类旁通与先进技术接轨,如数据统计、信息资源整合、知识管理等,不要停留在对企业档案中的信息内容熟悉掌握,更要使民营企业各部门档案“化零为整”,档案信息统筹在一起分析汇总数据加工,为企业经营决策提供可靠的数据,使民营企业档案管理工作上升一个新高度。
  参考文献
  [1]黄孟复主编.中国民营经济发展报告[M].北京:社会科学文献出版社,2004年7:1
  [2]韩宝安等:《关于私营企业档案管理现状及对策研究》,《档案学研究》,2001年第4期
  [3]刘迎红,徐志祥主编.中国民营企业竞争力报告[M].北京:社会科学文献出版社.2005年12月:2

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